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El Software de Gestion Documental deben tener un almacenamiento central de documentos. Esto es crucial para gestionar y conservar los documentos que vienen de todas partes.
Esto es importante por varias razones.
Acceso centralizado
Hoy en día, los empleados necesitan acceso inmediato a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Al fin y al cabo, los documentos e informes empresariales se utilizan para tomar decisiones cada día.
Un sistema de gestión de documentos ofrece a los empleados la posibilidad de acceder a los documentos estén donde estén. Esto puede hacerse en las instalaciones. O puede hacerse utilizando el almacenamiento de documentos en la nube.
El almacenamiento central de documentos debe utilizarse tanto para el contenido estático como para el contenido dinámico. Por contenido estático se entienden los documentos que su organización suele crear a diario, como las facturas y las órdenes de compra. El contenido dinámico se refiere a documentos como formularios, páginas web y correos electrónicos.
Seguridad de los documentos
La seguridad de los documentos es tan importante como el acceso centralizado. Y un sistema de gestión de documentos le ofrece seguridad de dos formas principales.
En primer lugar, incorpora el control de versiones. Para algunos documentos, necesitará la capacidad de realizar revisiones mediante la comprobación de un documento. Pero también necesitarás la capacidad de revertir esas revisiones si se hacen por error. Y eso significa hacer un seguimiento de los cambios que se han hecho y cuándo se han hecho.
En segundo lugar, los sistemas de gestión de documentos incluyen permisos para poder controlar el acceso. Esto significa que usted determina quién puede acceder a qué documentos. Puedes definir los derechos de los usuarios para autorizar, revisar, ver, enrutar o eliminar documentos.
Recuperación y distribución de documentos
Los sistemas de gestión de documentos deben incluir la recuperación y distribución de documentos. Esto es importante para asegurarse de que puede utilizar y compartir sus documentos.
Recuperación de documentos
La recuperación de documentos debe ser rápida y sencilla, o de lo contrario será inútil. Cuando un cliente llama con una pregunta sobre una factura para un representante del servicio de atención al cliente, éste debe poder recuperar la factura en un instante.
Los sistemas de gestión de documentos le ofrecen las funciones de búsqueda para poder recuperar un documento con cualquier palabra clave. Esto se debe a la indexación. El uso de las claves de indexación correctas garantiza la posibilidad de recuperar un documento.
Así, con un sistema de gestión de documentos, los representantes del servicio de atención al cliente pueden responder a las preguntas en segundos y hacer que los clientes estén contentos.
Distribución de documentos
La distribución de documentos es un componente clave de cualquier sistema de gestión documental. Es la forma en que se pueden enviar los documentos a los clientes, a los proveedores e incluso a los empleados.
Los sistemas de gestión de documentos le ofrecen la posibilidad de distribuir los documentos de cualquier forma que necesite, como el correo electrónico y el FTP.
Esto es importante por varias razones.
Acceso centralizado
Hoy en día, los empleados necesitan acceso inmediato a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Al fin y al cabo, los documentos e informes empresariales se utilizan para tomar decisiones cada día.
Un sistema de gestión de documentos ofrece a los empleados la posibilidad de acceder a los documentos estén donde estén. Esto puede hacerse en las instalaciones. O puede hacerse utilizando el almacenamiento de documentos en la nube.
El almacenamiento central de documentos debe utilizarse tanto para el contenido estático como para el contenido dinámico. Por contenido estático se entienden los documentos que su organización suele crear a diario, como las facturas y las órdenes de compra. El contenido dinámico se refiere a documentos como formularios, páginas web y correos electrónicos.
Seguridad de los documentos
La seguridad de los documentos es tan importante como el acceso centralizado. Y un sistema de gestión de documentos le ofrece seguridad de dos formas principales.
En primer lugar, incorpora el control de versiones. Para algunos documentos, necesitará la capacidad de realizar revisiones mediante la comprobación de un documento. Pero también necesitarás la capacidad de revertir esas revisiones si se hacen por error. Y eso significa hacer un seguimiento de los cambios que se han hecho y cuándo se han hecho.
En segundo lugar, los sistemas de gestión de documentos incluyen permisos para poder controlar el acceso. Esto significa que usted determina quién puede acceder a qué documentos. Puedes definir los derechos de los usuarios para autorizar, revisar, ver, enrutar o eliminar documentos.
Recuperación y distribución de documentos
Los sistemas de gestión de documentos deben incluir la recuperación y distribución de documentos. Esto es importante para asegurarse de que puede utilizar y compartir sus documentos.
Recuperación de documentos
La recuperación de documentos debe ser rápida y sencilla, o de lo contrario será inútil. Cuando un cliente llama con una pregunta sobre una factura para un representante del servicio de atención al cliente, éste debe poder recuperar la factura en un instante.
Los sistemas de gestión de documentos le ofrecen las funciones de búsqueda para poder recuperar un documento con cualquier palabra clave. Esto se debe a la indexación. El uso de las claves de indexación correctas garantiza la posibilidad de recuperar un documento.
Así, con un sistema de gestión de documentos, los representantes del servicio de atención al cliente pueden responder a las preguntas en segundos y hacer que los clientes estén contentos.
Distribución de documentos
La distribución de documentos es un componente clave de cualquier sistema de gestión documental. Es la forma en que se pueden enviar los documentos a los clientes, a los proveedores e incluso a los empleados.
Los sistemas de gestión de documentos le ofrecen la posibilidad de distribuir los documentos de cualquier forma que necesite, como el correo electrónico y el FTP.